Lecot Metaalwaren is één van de belangrijkste spelers in de markt van gereedschappen. Er werd gezocht naar een oplossing om het productassortiment zowel te kunnen publiceren op papier als op internet. Na verschillende ‘trial and errors’ bij andere bedrijven deed Lecot beroep op guideline voor een oplossing.
Uitdaging
Het productassortiment van Lecot telt meer dan 150 000 referenties. Zelfs het personeel van Lecot wist niet meer welke producten er nu precies allemaal verkocht werden. Daarom startte Lecot een aantal jaar geleden met het opzetten van een database in FileMaker Pro. Deze software werd ontwikkeld door een extern bedrijf. Op basis van dit systeem kon Lecot gedrukte productsheets voor hun klanten maken.
Maar deze oplossing was verre van perfect. Van zodra er meer dan vijfduizend artikelen in de database zaten, werd het systeem enorm traag en viel stil. Aanvankelijk had Lecot deze publicatiewensen:
- een gedruke catalogus die het volledige assortiment omvat
- technische catalogi die gebruikt worden in combinatie met kasboeken
- een cd-rom met teksten voor de kasboeken
- een extranet voor interne verkopers en mensen in de winkel
Lecot zocht een oplossing die hen zou toelaten om eenvoudig gedrukte publicaties uit te geven, dat met meerdere talen kan omgaan en waarmee men zonder kennis van ASP, PHP, HTML of XML dynamische websites kan maken. De belangrijkste voorwaarde voor dit system was de mogelijkheid om intern de verschillende soorten publicaties te kunnen genereren en onderhouden. Daarom ging Lecot ten rade bij guideline.
Aanpak
Voor de automatisering van gedrukte publicaties werd er een prototype gemaakt. Dit prototype was conform de huisstijl van Lecot en omvatte een klein deel van het productassortiment. Gebaseerd op dezelfde database werd er ook een prototype gemaakt voor het intranet.
Na het prototype werd er gestart met het hoofdproject om alle data, afbeeldingen, productspecificaties en kasboeken op te slaan in de database. De dataconversie van de oude database in FileMaker nam het grootste deel van het project in.
Oplossing
Alhoewel dat er een uitgebreid AXAPTA-systeem beschikbaar is, heeft Lecot besloten om specifieke informatie te exporteren naar onze database om die informatie voor publicatie naar de catalogus en het internet beschikbaar te maken. Deze productinformatiedatabase wordt regelmatig gesynchroniseerd met het SAP-systeem om prijzen te updaten, nieuwe producten, barcodes en verpakkingen toe te voegen, ...
Voordelen
In het geval van Lecot verdient de oplossing van guideline zeker zijn investering terug. Het proces voor het updaten en onderhouden van productinformatie is volledig controleerbaar. In feite kan Lecot dagelijks nieuwe productinformatie toevoegen en publiceren, zowel naar gedrukte publicaties als het internet.
Door de volledige controle en flexibiliteit op het vlak van het publiceren van de juiste data op elk moment, heeft Lecot een cruciaal concurrentievoordeel tegenover hun concurrenten.
